Términos del servicio
Vigentes desde el 11 de octubre de 2026 · Última actualización: 11 de octubre de 2026
Estos términos son el acuerdo entre Dimensional Labs S.A.S. («Agrupa», «nosotros») y la empresa que usa el software de gestión empresarial disponible en agrupa.co («la empresa», «usted»). Dicen qué ofrecemos, qué esperamos de quien lo usa y qué pasa cuando algo sale mal.
Cómo tratamos los datos personales está en la política de privacidad y tratamiento de datos, que hace parte de estos términos.
1. Quiénes somos y cómo se aceptan
Dimensional Labs S.A.S., NIT 901.808.550-7, con domicilio en Calle 16 # 45-45, Medellín, Antioquia, Colombia, presta el servicio que se conoce como Agrupa.
Quien crea una empresa en Agrupa, paga un plan o usa el servicio acepta estos términos en nombre de esa empresa, y declara que es mayor de edad y que tiene facultad para obligarla. Si no está de acuerdo con ellos, no debe usar el servicio.
2. El servicio
Agrupa es un software en la nube, multiempresa, que se usa desde el navegador y desde sus aplicaciones. Según el plan contratado incluye tienda en línea, pedidos, punto de venta, inventario, contabilidad, facturación electrónica ante la DIAN, suscripciones, puntos de fidelización, reparto, un Asistente de inteligencia artificial y chat con clientes por WhatsApp, Instagram y Facebook, entre otras funciones.
El servicio cambia: agregamos funciones, mejoramos las que hay y a veces retiramos alguna. Si retiramos una función que hace parte de su plan, se lo avisaremos con anticipación.
Algunas funciones dependen de terceros —Meta para la mensajería, la DIAN para la facturación electrónica, las pasarelas de pago, las transportadoras—. Cuando uno de ellos cambia sus condiciones o deja de funcionar, la función que depende de él puede verse afectada sin que eso dependa de nosotros.
3. Si usted es cliente de una empresa que usa Agrupa
Si llegó acá porque le escribió por WhatsApp o compró en la tienda de una empresa que usa Agrupa: esa empresa es quien le vende, le cobra, le despacha y le responde. Agrupa es el software con el que ella trabaja y no es parte de la compra.
Las condiciones de su compra —precios, envíos, cambios, garantías— son las de esa empresa. Lo que tiene que ver con sus datos personales está en la política de privacidad, y si quiere que borren su número o sus datos, la sección Cómo pedir que se eliminen le dice cómo.
4. Cuentas y responsabilidades de la empresa
- La información con la que se crea la empresa y se paga el plan debe ser verdadera y mantenerse al día.
- La empresa decide quién entra a su cuenta y con qué rol. Responde por lo que hagan las personas que invita, y debe retirarles el acceso cuando dejen de trabajar con ella.
- Cada persona cuida su contraseña y sus códigos de acceso. Si sospecha que alguien entró sin permiso, debe avisarnos de inmediato a hola@agrupa.co.
- La empresa es responsable del contenido que carga y publica: productos, precios, imágenes, textos de su tienda y mensajes a sus clientes.
- La empresa es responsable de cumplir sus propias obligaciones legales, tributarias y contables. Agrupa le da las herramientas para facturar, llevar su contabilidad y liquidar su nómina, pero no reemplaza a su contador ni a su revisor fiscal: las cifras, los impuestos y lo que se reporta a la DIAN deben revisarlos ellos.
- Las respuestas del Asistente de inteligencia artificial pueden contener errores. Son una ayuda para trabajar, no una asesoría contable, tributaria ni legal, y deben verificarse antes de tomar decisiones con ellas.
5. Uso aceptable
La empresa y sus usuarios se comprometen a no usar Agrupa para:
- Vender productos o servicios ilegales, o actividades prohibidas por la ley colombiana.
- Enviar mensajes no solicitados, publicidad masiva a quien no la pidió, o cualquier forma de spam.
- Suplantar a otra persona o empresa, engañar a los compradores o cometer fraude.
- Cargar contenido que infrinja derechos de autor, marcas u otros derechos de terceros.
- Tratar datos personales sin la autorización de sus titulares.
- Intentar entrar a la cuenta de otra empresa, probar las defensas del sistema, sobrecargarlo a propósito o copiar el software.
Si una cuenta incumple esta sección podemos suspenderla, de ser posible después de avisarle. Si el incumplimiento pone en riesgo a otras empresas, a sus clientes o a la plataforma, la suspensión puede ser inmediata.
6. Chat con clientes: WhatsApp, Instagram y Facebook
Para atender a sus clientes desde Agrupa, la empresa conecta su propia cuenta de WhatsApp Business, su cuenta de Instagram o su página de Facebook a través de la plataforma de Meta. Al hacerlo, además de estos términos, acepta y debe cumplir las condiciones de Meta, entre ellas los Términos de servicio de WhatsApp Business, la Política de mensajería de WhatsApp Business, la Política de comercio de WhatsApp y las condiciones de Instagram y Facebook que correspondan.
En particular, la empresa se compromete a:
- Escribir solo a quien aceptó recibir sus mensajes. Antes de enviarle a alguien un mensaje por WhatsApp, la empresa debe tener su autorización (opt-in) para recibir mensajes de ella por ese medio, y debe poder demostrarlo.
- Respetar a quien pide no recibir más. Si una persona pide que no le escriban, la empresa deja de hacerlo.
- No enviar spam ni mensajes masivos a listas compradas, de terceros o de origen desconocido.
- Usar plantillas aprobadas cuando Meta lo exija —por ejemplo, para escribirle a alguien fuera de la ventana de atención que abre su último mensaje— y usarlas para lo que fueron aprobadas.
- No vender por estos canales lo que las políticas de comercio de Meta prohíben, ni pedir por chat datos que esas políticas no permiten pedir, como números completos de tarjetas o contraseñas.
Meta puede limitar, suspender o cerrar la cuenta de WhatsApp Business de una empresa que incumpla sus políticas, y esa decisión es de Meta, no nuestra. Meta cobra algunas conversaciones de WhatsApp según sus propias tarifas; esos cargos no hacen parte del precio del plan de Agrupa salvo que se diga expresamente otra cosa. Podemos desconectar el canal de una empresa que lo use en contra de esta sección.
7. Planes, prueba y pagos
- Los planes, lo que incluye cada uno y sus precios están publicados en agrupa.co/#planes. Los precios se expresan en pesos colombianos y antes de IVA, salvo que se indique otra cosa.
- Toda empresa nueva tiene 30 días de prueba gratis, sin tarjeta. Al terminar la prueba, para seguir usando el servicio hay que elegir un plan y registrar un medio de pago.
- Los planes se pagan por adelantado, por mes o por año, con una tarjeta que queda registrada para los cobros siguientes. El cobro se repite automáticamente al comienzo de cada período hasta que la empresa cancele.
- Si un cobro es rechazado, lo reintentamos durante algunos días y se lo avisamos por correo. Si no logramos cobrar, la cuenta se suspende hasta que se pague: el equipo no puede entrar al ERP salvo a la pantalla de pago, y la tienda en línea se cierra después de un período de gracia. Sus datos no se borran por la suspensión mientras no termine el contrato.
- Podemos cambiar los precios. Un cambio de precio se aplica desde el período siguiente al aviso, nunca al que ya se pagó, y se lo informaremos con anticipación.
- Lo ya pagado por un período en curso no se reembolsa al cancelar; el servicio sigue disponible hasta que ese período termine.
8. Los datos
Los datos que la empresa carga en Agrupa son de la empresa. Sobre los datos de sus clientes, proveedores y empleados, la empresa es la responsable del tratamiento y Agrupa es su encargado: los procesa solo para prestarle el servicio y siguiendo sus instrucciones. La empresa debe tener la autorización de esas personas para tratar sus datos, como manda la Ley 1581 de 2012.
Todo lo demás —qué datos tratamos, con quién los compartimos, cuánto los conservamos y cómo se pide que se eliminen— está en la política de privacidad.
9. Propiedad intelectual
El software de Agrupa, su código, su diseño, su marca y su documentación son de Dimensional Labs S.A.S. o de quienes nos los licencian. Mientras el plan esté vigente, la empresa tiene una licencia de uso no exclusiva e intransferible para usar el servicio en su negocio, y nada más: no puede revenderlo, copiarlo, descompilarlo ni ofrecerlo a terceros como propio.
La empresa conserva todos los derechos sobre su contenido —sus productos, imágenes, textos y marca— y nos autoriza a alojarlo, procesarlo y mostrarlo solo en la medida en que haga falta para prestarle el servicio, por ejemplo para publicar su tienda. Si nos envía sugerencias para mejorar Agrupa, podemos usarlas sin que eso genere obligación alguna.
10. Disponibilidad
Trabajamos para que Agrupa esté disponible todo el tiempo, pero no garantizamos que funcione sin interrupciones ni errores. Puede haber pausas por mantenimiento —que procuramos hacer en horas de poco uso— y fallas de los proveedores de los que dependemos: alojamiento, Meta, la DIAN, las pasarelas de pago.
Respaldamos los datos con regularidad, y le recomendamos a la empresa conservar por su cuenta copia de la información que la ley le exige guardar.
11. Limitación de responsabilidad
El servicio se presta tal como está disponible. En la medida en que la ley lo permita:
- No respondemos por daños indirectos ni por lucro cesante: ventas no realizadas, utilidades dejadas de percibir o pérdida de oportunidades de negocio.
- No respondemos por lo que dependa de terceros —Meta, la DIAN, las pasarelas de pago, las transportadoras— ni por decisiones de la empresa tomadas con base en la información del sistema o del Asistente.
- Nuestra responsabilidad total frente a la empresa por cualquier reclamo relacionado con el servicio no superará lo que la empresa nos haya pagado en los doce meses anteriores al hecho que lo origina.
Nada de esta sección limita la responsabilidad que la ley no permite limitar, como la que surge de dolo o culpa grave.
La empresa, por su parte, responde ante Agrupa por los reclamos de terceros —incluidos sus clientes y Meta— que se originen en el contenido que publica, en los mensajes que envía o en el incumplimiento de estos términos.
12. Las IAs conectadas
Quien tenga el permiso «Conectar su IA» puede conectar su propia inteligencia artificial a la empresa. La IA actúa a nombre de esa persona y con los permisos de su rol: lo que haga es responsabilidad de la empresa y de quien la conectó, como si lo hubiera hecho en la pantalla. Agrupa no deja que la IA borre, cobre, facture ni le mande algo a clientes: eso se confirma en Agrupa. El uso de la IA se rige además por las condiciones de su proveedor.
13. Cancelación y terminación
- La empresa puede cancelar su plan cuando quiera, escribiendo a hola@agrupa.co. La cancelación detiene los cobros siguientes y el servicio sigue hasta que termine el período pagado.
- Podemos terminar el contrato por incumplimiento grave de estos términos, por falta de pago que no se subsane o cuando la ley o una autoridad lo exija. Fuera de esos casos, si decidimos dejar de prestar el servicio, lo avisaremos con al menos 30 días de anticipación.
- Terminado el contrato, los datos de la empresa se eliminan o anonimizan en un plazo máximo de 90 días, salvo lo que debamos conservar por ley, como dice la política de privacidad. Dentro de ese plazo la empresa puede pedirnos una copia de su información.
14. Cambios a estos términos
Podemos actualizarlos cuando cambien el servicio o la ley. La fecha de vigencia arriba dice desde cuándo rige la versión que está leyendo. Si el cambio es sustancial, lo avisaremos por correo a las empresas clientes antes de que entre a regir. Seguir usando el servicio después de esa fecha significa aceptar la nueva versión; quien no esté de acuerdo puede cancelar antes.
15. Ley aplicable
Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Cualquier diferencia la intentaremos resolver primero de manera directa, escribiéndonos a hola@agrupa.co. Si no se resuelve así, se someterá a los jueces competentes de la ciudad de Medellín, Colombia.
16. Contacto
Dimensional Labs S.A.S. · NIT 901.808.550-7
Calle 16 # 45-45, Medellín, Antioquia, Colombia
hola@agrupa.co