Política de privacidad y tratamiento de datos personales

Vigente desde el 16 de agosto de 2026 · Última actualización: 16 de agosto de 2026

Esta política explica cómo Dimensional Labs S.A.S. («Agrupa», «nosotros») recoge, usa, comparte, conserva y elimina datos personales al prestar el servicio de software de gestión empresarial disponible en agrupa.co, incluidas las funciones que se conectan con WhatsApp Business, Instagram y Facebook.

Se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas colombianas sobre protección de datos personales, y por las condiciones que Meta Platforms exige a quienes usan sus plataformas.

1. Quiénes somos

Dimensional Labs S.A.S., NIT 901.808.550-7, con domicilio en Calle 16 # 45-45, Medellín, Antioquia, Colombia. Correo de contacto para asuntos de datos personales: hola@agrupa.co.

2. Los dos papeles de Agrupa

Agrupa es un software que usan empresas. Eso significa que tratamos datos personales en dos calidades distintas, y la diferencia decide quién responde por qué:

• Como responsable, de los datos de las empresas que contratan Agrupa y de las personas que usan la plataforma en su nombre: su cuenta, su correo, su teléfono y sus datos de facturación.
• Como encargado, de los datos que cada empresa carga o genera dentro de su cuenta sobre sus clientes, proveedores y empleados. En esos datos la empresa es la responsable del tratamiento: decide qué recoge, para qué y por cuánto tiempo, y es quien debe obtener la autorización de sus titulares. Agrupa los procesa siguiendo sus instrucciones y no los usa para fines propios.

Si usted es cliente de una empresa que usa Agrupa y quiere ejercer sus derechos sobre esos datos, puede dirigirse a esa empresa o escribirnos a hola@agrupa.co: trasladamos la solicitud a quien corresponda y le confirmamos a quién.

3. Qué datos tratamos

No recogemos datos sensibles —origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, datos de salud, datos biométricos o de la vida sexual— ni los pedimos en ningún formulario.

4. Datos que llegan de WhatsApp, Instagram y Facebook

Cuando una empresa conecta su cuenta de WhatsApp Business, su cuenta de Instagram o su página de Facebook, Agrupa recibe de esas plataformas («datos de plataforma») únicamente lo necesario para prestarle el servicio:

WhatsApp Business Platform (Cloud API)

• El número de teléfono y el nombre de perfil de quien escribe a la empresa.
• El contenido de los mensajes intercambiados con la empresa, incluidos archivos adjuntos.
• Los estados de entrega y lectura de los mensajes que la empresa envía.
• Los números, plantillas de mensaje y datos de configuración de la cuenta de WhatsApp Business de la empresa.

Instagram y páginas de Facebook

• El contenido de los mensajes que la empresa intercambia con sus clientes.
• El identificador y el nombre de perfil público de quien escribe.
• Los datos del catálogo de productos y de los pedidos, cuando la empresa sincroniza su catálogo.

Estos datos se usan solo para que la empresa atienda esas conversaciones desde Agrupa, envíe notificaciones que sus clientes esperan —la confirmación de un pedido, el aviso de que salió a reparto— y mantenga su catálogo al día. No se usan para ningún otro fin.

Tratamos estos datos conforme a las Meta Platform Terms y las políticas para desarrolladores de Meta, incluidos sus requisitos de conservación, eliminación y seguridad.

5. Para qué los usamos

• Prestar el servicio contratado y sus funciones: catálogo, inventario, pedidos, punto de venta, tienda en línea, contabilidad, mensajería y reparto.
• Crear, autenticar y administrar las cuentas de usuario, y controlar qué puede ver y hacer cada quien.
• Enviar mensajes operativos relacionados con la cuenta o con un pedido.
• Facturar y cobrar el servicio.
• Dar soporte y resolver fallas.
• Proteger la seguridad de la plataforma, detectar fraude y dejar registro auditable de quién hizo qué.
• Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.

6. Lo que no hacemos

• No vendemos datos personales, ni los cedemos a corredores de datos.
• No usamos los datos de plataforma de Meta para publicidad, ni para segmentar, ni para construir perfiles de personas, ni para entrenar modelos de inteligencia artificial.
• No usamos los datos que una empresa carga en su cuenta para fines propios ni los mezclamos con los de otra empresa: cada empresa vive en su propio espacio aislado dentro de la base de datos.
• No enviamos publicidad de terceros a los clientes de nuestras empresas.

7. Con quién los compartimos

Solo con proveedores que nos ayudan a operar el servicio, cada uno con acceso limitado a lo que necesita y obligado por contrato a protegerlos:

También podemos entregarlos cuando una autoridad competente lo exija por ley o por orden judicial.

Transferencias internacionales. Algunos de estos proveedores procesan la información fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos. Al aceptar esta política usted autoriza esa transferencia, que hacemos con proveedores que ofrecen niveles adecuados de protección y bajo cláusulas contractuales que los obligan a mantenerlos.

8. Cuánto los conservamos

• Los datos de una cuenta activa se conservan mientras el servicio esté contratado.
• Terminado el contrato, se eliminan o anonimizan en un plazo máximo de 90 días, salvo lo que debamos conservar por ley.
• Los soportes contables y tributarios se conservan por los términos que exigen el Estatuto Tributario y el Código de Comercio.
• Los datos de plataforma de Meta se conservan solo mientras hagan falta para prestar el servicio, y se eliminan cuando la empresa desconecta su cuenta o cuando lo solicita el titular.
• Los registros de auditoría se conservan por el tiempo necesario para investigar incidentes de seguridad.

9. Cómo pedir que se eliminen sus datos

Cualquier persona puede pedir que eliminemos sus datos personales, incluidos los que hayamos recibido de WhatsApp, Instagram o Facebook. Para hacerlo:

1. Escriba a hola@agrupa.co con el asunto «Eliminación de datos».
2. Indique el dato con el que podamos identificarlo: el número de teléfono con el que escribió por WhatsApp, el usuario de Instagram o Facebook, o el correo con el que compró.
3. Diga, si lo sabe, con qué empresa tuvo el contacto. Si no lo sabe, lo buscamos nosotros.

Confirmamos el recibo en un plazo máximo de 10 días hábiles y resolvemos la solicitud dentro de los 15 días hábiles siguientes, como manda la Ley 1581 de 2012. Le confirmamos por escrito qué se eliminó.

Si los datos pertenecen a la cuenta de una empresa que usa Agrupa, trasladamos su solicitud a esa empresa —que es la responsable— y se lo informamos. Conservamos únicamente lo que una obligación legal nos impida borrar, y se lo decimos con todas sus letras.

Una empresa que quiera eliminar toda su cuenta puede pedirlo por el mismo correo: se elimina el espacio completo, con todos sus datos, dentro de los 90 días siguientes.

10. Sus derechos

Como titular de datos personales usted puede:

• Conocer qué datos suyos tratamos y cómo.
• Actualizarlos y rectificarlos cuando estén incompletos o equivocados.
• Solicitar que se supriman, cuando no exista un deber legal de conservarlos.
• Revocar la autorización que dio para tratarlos.
• Solicitar prueba de la autorización que otorgó.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

Todos se ejercen escribiendo a hola@agrupa.co, sin costo.

11. Cómo los protegemos

• Todo el tráfico viaja cifrado con HTTPS, y la base de datos está cifrada en reposo.
• Los datos de cada empresa viven en un espacio aislado dentro de la base: una empresa no puede leer los de otra, y hay pruebas automáticas que lo verifican en cada cambio del sistema.
• El acceso está controlado por roles: cada persona ve lo que su rol le permite, y las sedes acotan lo que alcanza.
• Las contraseñas se guardan cifradas y no las conocemos.
• Cada escritura queda registrada en una bitácora de auditoría de solo lectura, con quién la hizo y desde dónde.

Ningún sistema es infalible. Si ocurriera un incidente que comprometa datos personales, lo informaremos a los afectados y a la Superintendencia de Industria y Comercio en los términos que exige la ley.

12. Menores de edad

Agrupa es una herramienta de trabajo y no está dirigida a menores de edad. No recogemos datos de menores a sabiendas. Si detectamos que recibimos datos de un menor sin autorización de sus representantes, los eliminamos.

13. Cambios a esta política

Podemos actualizarla cuando cambien el servicio o la ley. La fecha de vigencia arriba dice desde cuándo rige la versión que está leyendo. Si el cambio es sustancial, lo avisaremos por correo a las empresas clientes antes de que entre a regir.

14. Contacto

Dimensional Labs S.A.S. · NIT 901.808.550-7
Calle 16 # 45-45, Medellín, Antioquia, Colombia
hola@agrupa.co